Der gesetzliche Auftrag verpflichtet den LWL zur Einbindung von leistungsberechtigen Personen in die Prüfung. Dies kann insbesondere bei unangemeldeten Vor-Ort-Prüfungen realisiert werden. Das Verfahren des LWL-Inklusionsamts Soziale Teilhabe gestaltet sich dabei gestuft und fokussiert in der ersten Ebene die alltägliche Ausführungsebene eines Betreuungs- und/oder Wohnangebots. Betrachtet werden dabei alle relevanten Aspekte in den drei Qualitätsdimensionen Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität. Die Vor-Ort-Termine werden im 4-Augen-Prinzip von einer Prüferin oder einem Prüfer und einer Begleitperson durchgeführt. Erscheinen in der Prüfung der Ausführungsebene keine Defizite und/oder Auffälligkeiten, endet der Termin mit einem Abschlussgespräch. Sollten bei der Inaugenscheinnahme Störungen erkannt werden, wird die Prüfung fortgesetzt und der Fokus erweitert (z.B. Unterlagen und Nachweise angefordert). Prüfungen in dieser Form werden in allen Wohn- und Betreuungsangeboten unangemeldet durchgeführt.

Speziell für besondere Wohnformen hat das LWL-Inklusionsamt Soziale Teilhabe ein Verfahren entwickelt, das als Prüfgegenstand explizit den pflicht- und vereinbarungsgemäßen Einsatz des Personals untersucht.

Das Prüfverfahren fußt auf dem zwischen den Landschaftsverbänden und der Arbeitsgemeinschaft der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege NRW abgestimmten Verfahren zur Bestimmung der angemessenen personellen Ausstattung in stationären Einrichtungen der Eingliederungshilfe und betrachtet ebenfalls die Qualitätsdimensionen der Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität.

Dieses Prüfverfahren findet überwiegend in schriftlicher Form statt. Die vom Leistungserbringer vorzulegenden Angaben werden dabei ausführlich erläutert. Anhand der Unterlagen wird unter anderem in einem Soll-Ist-Abgleich die Einhaltung der vereinbarten Personalqualitäts- und Mengengerüste überprüft.

Die Beteiligung von leistungsberechtigten Personen wird im Rahmen eines direkten Gesprächs mit Bewohnerinnen und Bewohnern der geprüften besonderen Wohnform sichergestellt. Über den genauen Ablauf dieses Prüfverfahrens wird der geprüfte Leistungserbringer umfassend informiert.

Werden in Prüfungen Möglichkeiten zur Verbesserung erkannt, werden dazu in der Regel Handlungsempfehlungen formuliert. Dies sind Hinweise, die die Möglichkeit geben, Prozesse im Sinne der Qualitätssteigerung umzusetzen. Handlungsempfehlungen haben keinen bindenden Charakter, können aber in einem späteren Problemfall zu inhaltlichen Aspekten der Empfehlung zur Überprüfung herangezogen werden.

Bei einer Beanstandung wird eine Störung erkannt, die ein Missverhältnis bezogen auf die Grundsätze und Maßstäbe der Qualität zum Inhalt hat. Zu beanstandeten Sachverhalten können Stellungnahmen durch den Leistungserbringer erforderlich werden. In der Regel werden Hinweise, Anforderungen oder Vereinbarungen zur Beseitigung der Störung formuliert und ggf. Fristen bestimmt.

Bei einem Mangel liegt eine Abweichung gegenüber den vertragsrechtlichen und/oder gesetzlichen Anforderungen vor. Erheblich ist ein Mangel insbesondere, wenn leistungsberechtigte Personen einen Schaden zu erleiden drohen bzw. bereits einen Schaden erlitten haben. In der Regel werden Anforderungen oder Vereinbarungen zur Beseitigung des Mangels formuliert und Fristen bestimmt. Soweit ein Mangel mit der konkreten Feststellung einer Verletzung einer vertragsrechtlichen Verpflichtung einhergeht, ist für die Dauer dieser Pflichtverletzung gem. § 129 SGB IX die Vergütung zu kürzen.