Wenn gar keine leistungsberechtigten Personen in PerSEH sichtbar sind, prüfen Sie bitte, ob Ihrer Benutzerkennung alle notwendigen Rollen, Berechtigungen und Vertretungen zugewiesen sind. Ihr:e Administrator:in kann Ihnen mitteilen, welche Rollen, Berechtigungen und Vertretungen Ihnen zugewiesen sind.

Wenn in der Personenliste eine leistungsberechtigte Person fehlt, prüfen Sie bitte, ob die leistungsberechtigte Person die Voraussetzungen erfüllt, um in PerSEH abgebildet zu werden.

Folgende leistungsberechtigte Personen werden nicht nach PerSEH übertragen:

• Personen, die Leistungen in Form von ISB (Individuelle Schwerstbehindertenbetreuung) erhalten.
• Personen, die ihre Leistungen ausschließlich als Persönliches Budget beziehen.
• Personen, die als Leistung ausschließlich Tagesstruktur (ehemals LT23/24) beziehen.
• Personen, die Leistungen in Form von BWF (Betreutes Wohnen in Gastfamilien) erhalten.
• Personen, die Leistungen im Rahmen eines Dauerverwaltungsaktes (ugs. "unbefristete Kostenzusage") erhalten.

Wird Ihnen eine Person nicht angezeigt, obwohl sie die Voraussetzungen erfüllt, um nach PerSEH übertragen zu werden, kontaktieren Sie bitte den zuständigen Teilhabeplaner oder die zuständige Teilhabeplanerin. Sie kann den Einzelfall in PerSEH nachtragen.

Wenn mehr als zwei leistungsberechtigte Personen nicht in PerSEH sichtbar sind, prüfen Sie bitte, ob die leistungsberechtigten Personen die Voraussetzungen erfüllen, um in PerSEH abgebildet zu werden.

Folgende leistungsberechtigte Personen werden nicht nach PerSEH übertragen:

• Personen, die Leistungen in Form von ISB (Individuelle Schwerstbehindertenbetreuung) erhalten.
• Personen, die ihre Leistungen ausschließlich als Persönliches Budget beziehen.
• Personen, die als Leistung ausschließlich Tagesstruktur (ehemals LT23/24) beziehen.

• Personen, die Leistungen in Form von BWF (Betreutes Wohnen in Gastfamilien) erhalten.

Werden Ihnen mehrere Personen nicht angezeigt, obwohl diese die Voraussetzungen, um nach PerSEH übertragen zu werden, erfüllen, melden Sie sich bitte bei der zuständigen Gruppenleitung der Einzelfallhilfe. Diese kann die Einzelfälle in PerSEH nachtragen lassen. Hier möchten wir für eine reibungslose Korrektur, um eine Aufstellung der leistungsberechtigten Personen in einer Excel Datei, bitten. Wir benötigen pro betreffende leistungsberechtigte Person:

• den vollständigen Namen der leistungsberechtigten Person
• das LWL-Aktenzeichen
• die aktuelle Einrichtungsnummer
• den Stichtag der Verlegung in die genannte Abteilung bzw. andere Einrichtung
• die aktuelle Adresse 

Durch linken Mausklick auf das Windows-Symbol (1) öffnet sich das Startmenü von Windows. Hier wird per Mausklick die Option Einstellungen (2) gewählt. Es öffnet sich die folgende Bildschirmansicht:

In diesem Fenster wird mit der Maus System (1) angeklickt, um die Systemeinstellungen zu öffnen. Bei einigen Windows-Versionen existiert auf diesem Bildschirm bereits unterhalb von System (1) die Option Apps. Wenn diese Beschreibung zutrifft, dann ist bereits auf dieser Seite Apps per Mausklick auszuwählen.

Per Maus wird das Fenster Standard-Apps (1) geöffnet. Die Darstellung kann abhängig von der Windows-Version marginal abweichen.

Nun ist zunächst unter Webbrowser (1) der dort hinterlegte Browser anzuklicken. Es öffnet sich das Feld App auswählen und beispielsweise Microsoft Edge (2) kann ausgewählt werden. Dieser ist nun als Standardbrowser eingerichtet. Diese Einstellungen sind ggf. nach jedem Neustart des Computers zu wiederholen.

Nach Öffnen des Programms PerSEH im Webbrowser und Auswahl einer leistungsberechtigten Person erscheint obige Bildschirmansicht als Benutzungsoberfläche des BEI_NRW. Externe Anwender:innen starten in der Regel mit einer Ansicht der Personen-Liste und wählen dort eine leistungsberechtigte Person, um diese Ansicht zu erhalten.

Im oberen Teil des Bildschirms sind in der Programmleiste die Programmversion (1) und die angemeldete Person (2) mit der Option zur Abmeldung vom Programm hinterlegt. Direkt darunter befindet sich eine Werkzeugleiste mit einer Menüzeile (3) sowie einer Bedienleiste mit Schaltflächen (4).

Der grau hinterlegte Bereich im unteren linken Drittel wird als Modulmenü (5) bezeichnet. Das Modulmenü kann über das Icon (6) zu- bzw. aufgeklappt werden und ermöglicht dadurch eine Maximierung des Inhaltsbereiches (7) unter der Fallinformationsleiste (8).

Innerhalb der Werkzeugleiste erfüllen bestimmte Menüpunkte identische Funktionen wie die entsprechenden Schaltflächen. Auf der obigen Darstellung wurden diese zur besseren Übersichtlichkeit mit den entsprechenden Schaltflächen rot eingefasst.

Folgende Menüeinträge sind vorhanden:

(1) Chronik: Zeigt eine im Profil (7) festgelegte Anzahl zuletzt bearbeiteter Fälle an.

(2) Datei: Unter dem Menüpunkt Datei befinden sich die Schaltflächen

• Speichern: Speichert alle Eingaben seit der letzten Speicherung
• Zurücksetzen: Verwirft alle Eingaben seit der letzten Speicherung
• Drucken: Öffnet einen PDF-Dialog zum Anzeigen oder Speichern einer PDFDatei mit den bisher getätigten Eingaben im BEI_NRW. Es wird regelhaft das gesamte BEI_NRW für den Druck zur Verfügung gestellt. Für den Druck eines einzelnen Bogens siehe Kapitel Struktur Modulmenü unter Bögen.

(3) Person: Startet die Personensuche (siehe Kapitel Person suchen).

(4) Vorgang: Bietet die Optionen zur Anlage eines Neufalles oder einer Fortschreibung  (siehe Kapitel Vorgang anlegen).

(5) Information zur ICF: Zeigt das bio-psycho-soziale Modell und die Verlinkung zum ICF-Lotsen.

(6) Datenschutzhinweise: Öffnet die Datenschutzhinweise und Informationen zur aktuellen Programmversion.

(7) Profil: Öffnet individuelle Einstellungsmöglichkeiten für die Benutzungsoberfläche.

(8) Hilfe - Schaltfläche: Öffnet eine Seite des Hilfemenüs mit Verlinkung zum BEI_NRW Anwender:innenhandbuch

(9) Hilfe - Menüpunkt: Öffnet eine nach Themen differenzierte Liste von Seiten mit fachlichen Hilfestellungen. Eine Durchsicht der angebotenen Informationen wird empfohlen. 

Das Modulmenü dient nach Auswahl einer leistungsberechtigten Person der Navigation im Programm. Die hinterlegten Daten im Modulmenü weisen eine aus vier Ebenen bestehende Struktur auf, wenn Personen oder Vorgänge durch Auswahl dort zur Ansicht gebracht wurden.

Folgende Ebenen sind verfügbar:

(1) Personenebene: Zeigt im Modulmenü den Namen, das Geburtsdatum sowie das Aktenzeichen der leistungsberechtigten Person und ist durch ein Personen-Icon gekennzeichnet. Zu den Inhalten der Personenebene wird auf das Kapitel Die Personenebene verwiesen.

(2) Vorgangsebene: Ist im Modulmenü durch ein Ordner-Icon gekennzeichnet, der Personenebene untergeordnet und gibt Auskunft über die Art des Vorgangs und den dazugehörigen Zeitraum. Zu den Inhalten der Vorgangsebene wird auf das Kapitel Die Vorgangsebene verwiesen.

(3) Bögen: Sind durch ein Papier-Icon erkennbar, der Vorgangsebene untergeordnet und enthalten im Inhaltsbereich übergeordnete Informationen zu den Seiten, welche sie beinhalten. Existieren in einem Bogen keine untergeordneten Seiten, entspricht eine solche Bogen-Seite technisch dem Aufruf einer Seite. Auf dieser Ebene kann der Druck eines einzelnen Bogeninhaltes durch Markieren des gewünschten Bogens mit anschließender Auswahl von Drucken initiiert werden.

(4) Seiten: Befinden sich eine Ebene unter den Bögen und erlauben im Inhaltsbereich die Datenerfassung für das BEI_NRW.

Über die Auswahl des x-Symbols (5) auf der Personenebene kann die Person aus der Ansicht im Modulmenü entfernt werden. Dies führt zu keiner Änderung an gespeicherten Daten. Plus- bzw. Minus-Symbole (6) erlauben per Mausklick das Aus- bzw. Einklappen der jeweils untergeordneten Ebenen. Das Verbot der Einfahrt-Icon (6) sagt aus, dass ein Vorgang für die anwendende Person nicht bearbeitbar ist. Das Vorhängeschloss-Icon (6) symbolisiert abgeschlossene Vorgänge. Bezüglich des Uhren-Symbols (6) wird auf das Kapitel Termine verwiesen.

Durch Auswahl von Personen-Liste (1) oder bei Programmstart ohne Vorauswahl einer leistungsberechtigten Person erhält die anwendende Person Zugriff auf die Personen-Liste. Im Inhaltsbereich der Personen-Liste werden alle Personen und Vorgänge angezeigt, für welche die angemeldeten Anwender:innen berechtigt sind. Im obigen Fall werden 6 Personen auf 2 Seiten (2) dargestellt. Weitere Seiten können unter der Navigationsleiste (3) ausgewählt werden. Die Anzahl der angezeigten Datensätze pro Inhaltsseite kann über eine entsprechende Anpassung im Profil (4) erreicht werden. Darüber hinaus können die angezeigten Personen und Vorgänge für eine bessere Übersichtlichkeit nach vorgegebenen Filterkriterien (5) eingegrenzt werden.

Zur Anwendung von Filterkriterien erscheinen durch Mausklick auf die mit (1) markierten Positionen der Schaltflächen entsprechende Optionen im Inhaltsbereich. Die gewünschten Kriterien können unter Zuhilfenahme der Dropdown-Liste Zuständigkeit (2) sowie der Aus- und Abwahl in den Feldern der dualen Multiselectbox mit dem Label Status bestimmt werden. In der dualen Multiselectbox wechseln die gewünschten Status per Mausklick zwischen den verfügbaren und ausgewählten Optionen. Über die mittigen Schaltflächen (3) werden alle Status aus- oder abgewählt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit im Formularfeld hinter Person (4) nach Namen von leistungsberechtigten Personen oder durch Auswahl der Checkbox Fälligkeit (5) nach Vorgängen mit fälligen Terminen zu selektieren.

Bei Auswahl einer der beiden Filterschaltflächen (6) werden die gewählten Kriterien zur Filterung der Personen-Liste aktiviert oder auf die im Profil eingestellte Vorbelegung von Filterkriterien zurückgesetzt. Aktivierte Filter werden durch Tags (7) visualisiert und können bei Bedarf per Mausklick auf das jeweilige x-Symbol abgewählt werden.

Die Personen-Liste bildet unter Personen - wie das Modulmenü - die leistungsberechtigten Personen mit einer Personenebene (1) und den zugehörigen Vorgängen ab. Um die Vorgangsebene (2) einer Person einsehen zu können, ist das +-Symbol links neben dem Namen auszuwählen. Die Personen-Liste ist um den jeweiligen Vorgangsstatus (3) sowie den Vorgangszeitraum in den Spalten Von und Bis (4) innerhalb der Tabelle ergänzt. Über die blauen Pfeil-Icons oder die Spaltenüberschriften kann per Mausklick eine Sortierung der Listeneinträge erreicht werden.

Eine Auswahl der zur Bearbeitung gewünschten Inhalte des BEI_NRW kann auf verschiedene Weise erfolgen. Möglich ist dies durch Mausklick auf den Namen der leistungsberechtigten Person oder auf den Namen des gewünschten Vorganges. Die gewählte Option wird dann im Modulmenü geöffnet.

Wurde eine Person oder ein Vorgang der anwendenden Person neu zugewiesen, erscheint ein fettgedrucktes NEU (5). Alle weiteren Funktions- und Informationssymbole wurden bereits im Kapitel Modulmenü beschrieben.

Wurde über die Menüzeile die Option Person suchen ausgewählt, öffnet sich die obige Suchmaske (1). Die Freitextfelder hinter den Suchkriterien geben die Möglichkeit, Personen nach den angegebenen Kriterien zu suchen. Das %-Zeichen ist - wie im Beschreibungstext angegeben - als Platzhalter zur Erweiterung der Suchoptionen einsetzbar.

Bei der Suche nach einem LWL-Aktenzeichen muss auf die führende Null verzichtet werden.

Beispiel: Für eine Suche nach der Person mit dem LWL-Aktenzeichen 0290361 sind die Ziffern 290361 einzugeben, da die Person ansonsten nicht gefunden wird.
 

Im Inhaltsbereich (1) der Personenebene (2) generiert das Programm PerSEH automatisch die sogenannten Personendaten aus den beim LWL hinterlegten Daten. Personendaten sind nicht änderbar. Diese Daten können ausschließlich von LWL-Mitarbeiter:innen im führenden DV-Verfahren Anlei beim LWL gepflegt werden.

Sobald ein Leistungserbringer für das Programm PerSEH berechtigt wird, erfolgt automatisiert die Zuweisung des Dummy-User Münster Abt.60 und des betroffenen Dispatchers für alle in Frage kommenden Bestandsfälle. Bei anschließenden Veränderungen (z.B. Leistungserbringerwechsel oder Neufall) erfolgt die korrekte Zuweisung des Dispatchers manuell über interne Anwender:innen.

Ebene 2 betrifft die Vorgangsebene. Auf der Vorgangsebene werden unter Bearbeiter die internen und/oder externen Anwender:innen aufgeführt, die für die Bearbeitung des Vorgangs berechtigt sind. Diese Berechtigungsvergabe ergibt sich i.d.R. automatisch durch die Anlage oder Abgabe/Übernahme einer Vorgangsbearbeitung (s. auch Kapitel Status und Folge-Status).

Anmerkung: Die gendergerechte Umbenennung in Bearbeiter:innen wird sobald wie möglich umgesetzt.

Die Zuweisung der Datensätze einer leistungsberechtigten Person zu einem Leistungserbringer erfolgt über die sogenannten Dispatcher. Der Dispatcher mit seiner jeweiligen ZAD-Nummer repräsentiert technisch die Einrichtung im Programm PerSEH. Die Zuordnung erfolgt auf der Personenebene (1) am Ende der Seite unter der Überschrift Bearbeiter (2). Das grüne Plus-Symbol (3) mit dem Hinweis Bearbeiter hinzufügen ist zu wählen.

Es öffnet sich die Maske Bearbeiter hinzufügen (1). Im Feld Nachname (2) ist die Nummer des Dispatchers einzugeben. Per Mausklick auf das blaue Feld Suchen (3) wird der Suchvorgang gestartet.

Mit einem Mausklick auf das blau hinterlegte Suchergebnis (1) wird das Ergebnis bestätigt.

Es erscheint die Maske Bestätigung (1), die eine erneute Quittierung der Auswahl des neuen Bearbeiters einfordert. Die möglichen Optionen sind

• Abbrechen und
•  Zugriff erteilen.

Bei Auswahl von Zugriff erteilen (2) wird dem neuen Bearbeiter der Zugriff ermöglicht.

In der Meldungszeile (1) erscheinen Rückmeldungen des Programms zu den vorherigen Eingaben. Erfolgsmeldungen sind grün mit einem grünen Haken als Symbol.
Fehlermeldungen sind rot mit einem weißen Kreuz auf rotem Quadrat als Symbol. Warnmeldungen sind gelb mit einem schwarzen Ausrufezeichen auf gelbem Dreieck als Symbol.

Hier bestätigt PerSEH in der Meldungszeile (1), dass der Bearbeiter hinzugefügt wurde. Die Möglichkeit einen Dispatcher zu löschen und ggf. zu wechseln erfolgt auf der selben Ebene mit entsprechender Systematik.

Die Anlage eines Vorgangs ist unter dem Menüpunkt Vorgang anlegen (1) möglich. 

Im Anschluss an die Auswahl eines Vorganges erscheint die Abfrage, ob die Personendaten aktuell sind (1). Nun kann je nach Sachstand verfahren werden. Über die Felder Personendaten überprüfen (2) sowie Abbrechen (3) gelangt die anwendende Person zurück auf die Personendatenebene. Bei Auswahl Personendaten sind aktuell (4) werden Anwender:innen weiter durch den Ablauf zur Anlage eines Vorganges geführt.

Änderungen von personenbezogenen Daten sind dem LWL weiterhin unverzüglich über die bekannten Kommunikationswege mit den entsprechenden Anlagen mitzuteilen. Aus diesem Grund ist dieser Programmschritt als Überprüfungsroutine zum Datenabgleich zu werten.
 

Es folgt eine Maske zur Eingabe des Planungszeitraumes. Dieser ist in die Felder Planungszeitraum ab (1) und Planungszeitraum bis (2) über die Tastatur oder mit der angebotenen Kalenderoption einzugeben und wird mit Mausklick auf Vorgang anlegen (3) bestätigt.

Bei Anlage einer Fortschreibung ist darauf zu achten, dass bei der Auswahl der Zeiträume auf einen nahtlosen Übergang geachtet wird. Dies bedeutet, dass ein Planungszeitraum ab (2) mit dem darauffolgenden Tag des vorherigen Vorganges startet.

Beispiel: Der Planungszeitraum des vorherigen Vorganges endet unter Planungszeitraum bis (2) am 12.09.2021. Aktueller Planungszeitraum startet unter Planungszeitraum ab (2) am 13.09.2021.

Das BEI_NRW bietet unterhalb des Planungszeitraumes Informationen zur Vorgangsart (1), dem aktuellen Vorgangsstatus (2) und zugehörigen Vorgängen (3). Mögliche Folgestatus werden in einer Tabelle mit zusätzlichen Hinweisen je Status visualisiert. Zur Auswahl eines Folgestatus ist die Option Status setzen (4) in der Tabellenzeile des gewünschten Status auszuwählen.

Die weitreichenden Funktionen der Status werden umfänglich im gesonderten Kapitel Status und Folge-Status erläutert. 

Bei Auswahl des Kommentarfeldes (1) öffnet sich ein Freitextfeld (2), welches mit bis zu 2000 Zeichen befüllt werden kann.

Ein verfasster Kommentar kann mit den Schaltflächen Abbrechen oder Kommentar speichern (3) entsprechend verworfen oder gespeichert werden.

Der gespeicherte Kommentar (4) bietet die Optionen Kommentar löschen oder Kommentar bearbeiten (5). Wurde ein Kommentar bearbeitet, so erhält dieser in seinem Zeitstempel (6) eine entsprechende Eintragung. Alle Kommentare können von allen Anwender:innen eingesehen werden.

Im Rahmen der Fortschreibung kann das Kommentarfeld zusätzlich dafür genutzt werden, der internen oder externen Anwender:in Anmerkungen zum aktuellen Vorgang zu hinterlegen. Externe federführende Bearbeiter:innen eines Vorgangs werden bei einem neuen Kommentar per E-Mail benachrichtigt. In diesem Kontext ist die Funktion des Kommentarfeldes abhängig vom Status und zugeordnetem Bearbeiter (s. Grafik im Kapitel Status und Folge-Status).

Kommentare befinden sich auf der Vorgangsebene. Sie sind dadurch kein Bestandteil des BEI_NRW, haben keine Drucksteuerung und dienen lediglich einem unverbindlichen Informationsaustausch der Anwender:innen. Es besteht weiterhin die Pflicht, dem LWL verfahrensrelevante Daten über die bekannten Kommunikationswege mit den entsprechenden Anlagen zuzuleiten.

Im Inhaltsbereich der Vorgangsebene gibt es unter der Überschrift Termine die Möglichkeit, Termine zu hinterlegen. Hierzu kann händisch oder über die angebotene Kalenderoption ein Datum (1) festgelegt werden. Im Formularfeld (2) können optional Angaben zur Art des Termins erfolgen. Unter der Spalte Aktionen (3) können über Auswahl des Icons mit dem grünen +-Symbol weitere Zeilen für Termine hinzugefügt oder ein Termin per Mausklick auf das rote x-Symbol gelöscht werden. Im Modulmenü werden die Personen- und Vorgangsebene mit einem Uhren-Symbol (4) markiert, wenn ein gespeicherter Termin das Tagesdatum erreicht hat oder in der Vergangenheit liegt. Darüber hinaus kann eine Filterung der Personen-Liste (siehe Kapitel Personen-Liste) nach fälligen Terminen erfolgen.

Ein Termin kann nur innerhalb des Planungszeitraumes des betreffenden Vorgangs angelegt werden. Befindet sich ein Termin außerhalb der auf Vorgangsebene angelegten Planungszeit, erscheint in der Meldungszeile eine Fehlermeldung und das Programm verweigert die Speicherung der Eingaben.

Anmerkung: Die gendergerechte Umbenennung in Bearbeiter:innen wird sobald wie möglich umgesetzt. 

Auf der Vorgangsebene werden unter Bearbeiter (1) die internen und/oder externen Anwender:innen aufgeführt, die für die Bearbeitung des Vorgangs berechtigt sind. Ein Ja (2) in der Spalte Federführend kennzeichnet hierbei die aktuell maßgeblich aktiv bearbeitende Person des Vorgangs.

Die inhaltlichen und technischen Ausgestaltungen von Bearbeitern sind bereits in den Kapiteln Grundsätzliche Informationen zur Funktion Bearbeiter und Dispatcher als Bearbeiter auf der Personenebene hinzufügen (lwl-intern) umfangreich beschrieben worden.

Der Bogen Element Basisdaten besteht aus den Seiten Personenbezogene Daten (1) und Übersicht Leistungen. Nach Auswahl von Personenbezogene Daten ist die Dropdown-Liste Art der Fortschreibung (2) auszuwählen: Durch den linken Mausklick auf den nach unten ausgerichteten Pfeil öffnet sich die Auswahl und die zutreffende Option ist zu wählen. Das sich darunter befindende Textfeld mit der Überschrift unter Beteiligung von (3) ist ein sogenanntes Freitextfeld. Freitextfelder können durch linken Mausklick ausgewählt und mit beliebigem Textinhalt bis zur Erreichung der maximalen Zeichenanzahl befüllt werden. Innerhalb dieser Freitextfelder ist die Funktion „Copy and Paste“ (Kopieren und Einfügen) möglich. Darüber hinaus empfiehlt sich die Aktivierung der Rechtschreibkorrektur des gewählten Browsers. Der jeweilige Textinhalt ist abhängig vom Label des Feldes. 

Der farblich gelb hinterlegte Hintergrund innerhalb der Dropdown-Liste (2) kennzeichnet eine Pflichteingabe in ein sog. Pflichtfeld. Werden Pflichtfelder nicht befüllt, erscheint bei Speicherung der Seite in der Meldungszeile eine rote Fehlermeldung und weitere Eingaben in das Instrument sind nicht möglich.

Daran schließen sich die Daten zur Antragstellenden bzw. leistungsberechtigten Person (1) an. Die in Anlei gepflegten Personendaten werden automatisch hierhin übertragen. Im Gegensatz zur Personendatenansicht auf der Personenebene werden diese Daten auf der Vorgangsebene Personenbezogene Daten genannt und können ergänzt und verändert werden.

Zusätzlich zum Füllen des BEI_NRW mit aktuellen Daten hat die Pflicht Bestand, dem LWL Änderungen von personenbezogenen Daten unverzüglich über die bekannten Kommunikationswege mit den entsprechenden Anlagen mitzuteilen.

Die Rechtliche Vertretung ist mit einem Ja/Nein Radiobutton (1) hinterlegt. Die voreingestellte Belegung ist Nein. Diese Voreinstellung beinhaltet, dass die Eingabefelder (2) grau hinterlegt sind. Grau hinterlegte Felder zur Dateneingabe können nicht beschrieben werden. In der Regel müssen diese zuerst aktiviert werden, um weitere Eingaben zu ermöglichen.

Die Aktivierung erfolgt in diesem Fall über die Auswahl Ja beim Radiobutton (1). Nun können in allen Eingabemöglichkeiten (2), die zum Thema Rechtliche Vertretung gehören, Eingaben getätigt werden.

Hinter den Labeln Wirkungskreise (1) sowie Bisherige Unterstützung (1) ermöglichen Mehrfachauswahllisten die Eingabe zutreffender Sachverhalte. Innerhalb einer Mehrfachauswahlliste können beliebig viele Optionen (2) per Mausklick markiert werden und verhindern dadurch aufwendige Dateneingaben. Nach der Bearbeitung einer Mehrfachauswahlliste informiert das jeweilige Eingabefeld (3) über die Anzahl der selektierten Elemente. In ausgewählten Fällen werden diese selektierten Elemente durch Tags (4) visualisiert und können bei Bedarf per Mausklick auf das jeweilige x-Symbol abgewählt werden.

Checkboxen sind im Sinne korrekter Sachverhalte zu nutzen und haben unter Umständen die Funktion, weitere Eingabemöglichkeiten freizugeben. Am Beispiel Keine Fachärztliche Anbindung (1) wird diese Funktion deutlich. Wenn der Haken gesetzt bleibt, ist keine Möglichkeit zur Pflege einer fachärztlichen Anbindung vorhanden.

Wird der Haken (1) entfernt, verliert das +-Symbol (2) die graue Färbung und wird auswählbar. Durch das Anklicken des +-Symbols (2) erscheint eine Zeile mit zwei Formularfeldern unter den Überschriften Praxis und Anschrift (3). Bei Bedarf generiert das Anklicken des +-Symbols (2) weitere Zeilen (4). Jede erstellte Zeile kann mit Mausklick auf das x-Symbol (5) der entsprechenden Zeile gelöscht werden.

Unter der Überschrift Art der Behinderung im Sinne der Eingliederungshilfeverordnung befindet sich als Unterstützung für die Anwender:innen ein Link (1), der auf die Webseite ICD-Code führt. Links im BEI_NRW bieten regelhaft nützliche und ergänzende Informationen für anwendende Personen.

Felder, in denen im BEI_NRW das Datum eingetragen werden soll (1), wie z.B. unter dem Aspekt Wichtiger Hinweis, sind mit der Funktion eines Kalenders hinterlegt.
Das Eintragen eines Punktes und dessen Bestätigung durch Enter oder Tab führt zur automatischen Übernahme des Tagesdatums. 

Wenn bisherige Eingaben nicht gespeichert wurden, erscheint beim Seitenwechsel der Hinweis, dass Daten geändert und noch nicht gespeichert wurden. Die Funktionen Abbrechen, Änderungen verwerfen und Änderungen speichern (1) können entsprechend gewählt werden. 

Die Seite Übersicht Leistungen (1) des Bogens Elements Basisdaten ermöglicht die Erfassung der Leistungen aller Leistungsträger sowie Leistungen im Sozialraum. Grundsätzlich sind die technischen Bedienelemente zu den verschiedenen Abbildungsoptionen ähnlich aufgebaut und in ihren Funktionen bereits erläutert worden (Freitextfeld, Radio Button, Dropdown-Listen, usw.) Sie werden zum Erhalt der Übersichtlichkeit dieses Handbuches nicht erneut beschrieben. Eine technische Besonderheit bietet die Abbildung des Einsatzes der Leistungen der Gesetzlichen und Privaten Pflegeversicherung gemäß SGBXI (2). 

Je nach Auswahl einer Option aus der Dropdown-Liste zum Pflegegrad (1) generiert sich automatisch ein dazugehöriges Spektrum relevanter Leistungen (2).

In der tabellarischen Übersicht ist je generierter Leistung unter der Überschrift Aktueller Stand die entsprechende Option in der Dropdown-Liste (1) auszuwählen. 

Beim Auswählen des Bogens Gesprächsleitfaden (1) öffnen sich im Modulmenü verschiedene Seiten (s.u.), welche jeweils einzeln aufgerufen und bearbeitet werden können. Der Inhaltsbereich zeigt eine Übersicht (2), die zusammenfasst, welche Kapitel der Aktivitäten und Teilhabe auf der Seite Aktivitäten und Teilhabe bereits als relevant bearbeitet wurden.

Folgende Seiten sind unter dem Bogen auswählbar:

• Persönliche Ziele
• Lebenssituation
• Leitziele
• Aktivitäten und Teilhabe 

Im Inhaltsbereich der Seite Persönliche Ziele (1) befinden sich Freitextfelder zur Erfassung der entsprechenden Daten. Als zusätzliche Unterstützung sind unter ausgewählten Überschriften Beschreibungstexte unter klappbaren Bereichen mit dem Label Beschreibung (2) hinterlegt. Diese können per Mausklick auf- und zugeklappt werden. Hier erhalten Anwender:innen fachliche Hilfestellungen, um das BEI_NRW inhaltlich zu füllen. Darüber hinaus geben Tooltips (3) im gesamten Programm spezifische Informationen zu Eingabemöglichkeiten.

Wird die Seite Leitziele (1) erstmalig geöffnet, stehen den Anwender:innen im Inhaltsbereich initial 3 Freitextfelder mit dem jeweiligen Label Zielformulierung (2) zur Verfügung. Zur Erfassung weiterer Ziele können über das +-Symbol (3) weitere Freitextfelder generiert werden. Sowohl die initial angezeigten, als auch die generierten Freitextfelder können über das zugehörige x-Symbol (4) gelöscht werden. Die Anzahl von Freitextfeldern ist auf 9 begrenzt.

Auf der Seite Lebenssituation (1) wird die jeweilige Lebenssituation in Freitextfeldern mit dem Label Dokumentation Lebenssituation (2) dokumentiert. Initial stehen den Anwender:innen 3 Freitextfelder zur Verfügung. Diese können, wie im Kapitel Seite Leitziele beschrieben, ohne eine Maximalbegrenzung ergänzt werden. Die sich unter jedem Freitextfeld befindende Mehrfachauswahlliste mit dem Label Zuordnung (3) ermöglicht per Mehrfachauswahl die Spezifizierung und Klassifizierung entlang des Biopsycho-sozialen Modells. Die Spezifizierung ist entsprechend des Inhalts der Dokumentation Lebenssituation zu wählen. Für die Seite Lebenssituation (1) sind technische Automationen eingerichtet. Diese Automationen schalten im Bearbeitungsprozess weitere Optionen des BEI_NRW frei. Maßgeblich hierfür ist die getroffene Zuordnung (3) der jeweils dokumentierten Lebenssituation. Eine fachlich korrekte Zuordnung der jeweiligen Lebenssituation ist somit unerlässlich.

Auf der Seite Aktivitäten und Teilhabe sind alle Kapitel untereinander gelistet und jeweils einzeln durch Mausklick in einem klappbaren Formularblock mit dem Label der jeweiligen Kapitelüberschrift ein- und ausklappbar (1). Kapitel sind automatisch als für die Planung relevant (2) markiert, wenn auf der Seite Lebenssituation eine Zuordnung zum entsprechenden Kapitel vorgenommen wurde. Diese Markierung passiert durch Herausnahme des Hakens in der Checkbox mit dem Label Kapitel ist für die Planung nicht relevant (2) und die Möglichkeiten zur Eingabe im jeweiligen Kapitelblock werden freigegeben. Unabhängig von der Automation kann dies durch die Anwender:innen jederzeit händisch vorgenommen werden. Wird die Checkbox Kapitel ist für die Planung nicht relevant (2) nach Eingabe von Daten in das entsprechende Kapitel aktiviert, müssen diese Eingaben aus Datenschutzgründen für den entsprechenden Kapitelblock gelöscht bzw. zurückgesetzt werden. Dies ist bis zum Speichern eines aktuellen Stands über Zurücksetzen (3) reversibel.

In jedem Kapitel, welches als für die Planung relevant markiert wurde, werden die bisher formulierten Persönlichen Ziele, Leitziele und die auf der Seite Lebenssituation zugeordneten Umweltfaktoren, Personbezogenen Faktoren sowie Körperfunktionen und –strukturen ausgeklappt angezeigt (1). Dies ist eine Hilfestellung für die anwendenden Personen und verhindert die Notwendigkeit zum Verlassen der Seite, um diese Informationen einzusehen. Für eine bessere Übersichtlichkeit können die Informationen in ihren Bereichen ein- und ausgeklappt werden.

Darüber hinaus werden die dokumentierten Lebenssituationen der Seite Lebenssituation unter der Überschrift Aktivitäten und Teilhabe permanent als Aufzählung angezeigt (1), wenn sie dort in der Dropdown-Liste mit dem Label Zuordnung dem entsprechenden Kapitel zugeordnet wurden.

Unter der Überschrift Gewichtung durch die leistungsberechtigte Person (2) kann nach Auswahl der Dropdown-Inhalte zum jeweiligen Schlagwort über den blauen Pfeil eine auf- oder absteigende Sortierung (3) realisiert werden. Alle weiteren Optionen zur Dateneingabe auf dieser Seite wurden bereits in vorangehenden Kapiteln erläutert.

Die Darstellung der Seite Aktivitäten und Teilhabe wird durch eine der kommenden Programmversionen barrierefreier sowie benutzungsfreundlicher für anwendende Personen. Leitziele, Umweltfaktoren, Personenbezogene Faktoren sowie Körperfunktionen- und strukturen sind dann gemeinsam unter dem klappbaren Bereich Leitziele und Einflussfaktoren einsehbar. Persönliche Ziele können nach dem Versionswechsel evidenter über das Modulmenü aufgerufen werden. Darüber hinaus wird es marginale Änderungen der Kapitel- und Unterüberschriften geben, um eine bessere Orientierung zu ermöglichen. Die Programmfunktionalität bleibt wie beschrieben erhalten.

Beim Auswählen des Bogens Maßnahmen und Leistungen (1) öffnen sich im Modulmenü die zum Bogen zugehörigen Seiten. Diese Seiten können jeweils einzeln aufgerufen und bearbeitet werden. Der Inhaltsbereich zeigt eine Übersicht (2), die zusammenfasst, welche Kapitel der Aktivitäten und Teilhabe in der Bearbeitung der Seite Planung als relevant gekennzeichnet wurden.

Folgende Seiten sind unter dem Bogen auswählbar:

• Planung
• Zusammenfassung

Die Struktur und die Funktionalitäten der Seite Planung (1) entsprechen im Wesentlichen der Seite Aktivitäten und Teilhabe. Die für die Maßnahmen- und Leistungsplanung relevanten Kapitel der Aktivitäten und Teilhabe sind auf der Seite Planung (1) händisch zu aktivieren. Handlungsziele (2), die in den Kapiteln der Seite Aktivitäten und Teilhabe erfasst wurden, werden als Hilfestellung automatisch visualisiert.

Die kapitelspezifische Leistungsplanung (1) befindet sich unterhalb der Maßnahmenplanung in einem klappbaren Formularblock. Über die Auswahloptionen der entsprechenden Dropdown-Listen und der zur Verfügung stehenden Formular- und Freitextfelder (2) können die einzelnen Leistungen kapitelspezifisch abgebildet werden. Für die korrekte Darstellung von Leistungstypen ist die Zuordnung in einem der relevanten Kapitel der Aktivitäten und Teilhabe ausreichend.

Auch für die Leistungsplanung (1) sind technische Automationen eingerichtet. Die Automationen im Rahmen der Leistungsplanung (1) sorgen im weiteren Bearbeitungsprozess für eine übersichtliche Darstellung aller geplanten Leistungen auf der Seite Zusammenfassung und im Bogen Auszug Bedarfsermittlung. Auf eine technisch korrekte und vollständige Ausarbeitung ist zwingend zu achten. Es empfiehlt sich die Kontrolle der Eingaben auf der benannten Seite sowie des benannten Bogens.

Auf die Seite Zusammenfassung (1) werden alle Leistungen, die zuvor auf der Planungsseite dokumentiert wurden, übersichtlich übertragen. Die Leistungen des Trägers der Eingliederungshilfe (2) werden in einer Tabelle kapitelspezifisch aufgeführt und summiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in dieser Tabelle Änderungen in den aktiven Feldern (3) dieser Tabelle vorzunehmen, welche nach einer Speicherung in das entsprechende Kapitel der Seite Planung rückübertragen werden. Leistungen anderer Leistungsträger werden jeweils in einem Formularblock unter dem Namen des entsprechenden Leistungsträgers als Überschrift summiert.

Beim Bogen Auszug Bedarfsermittlung (hier als Doppeldarstellung zum Überblick) handelt es sich um die Übersicht aller wichtigen Elemente, welche im Rahmen der Bedarfsermittlung des entsprechenden Vorgangs mit dem BEI_NRW gemeinsam formuliert wurden. Alle Möglichkeiten zur Eingabe von zusätzlichen Daten wurden bereits in anderen Kapiteln beschrieben. 

Beim Auswählen des Bogens Rückblick (1) öffnen sich im Modulmenü verschiedene Seiten, welche jeweils einzeln aufgerufen und bearbeitet werden können.

Folgende Seiten sind unter dem Bogen auswählbar:

• Ziele
• Wirkung

Der Bogen Rückblick ist ausschließlich im Vorgang Fortschreibung vorhanden und oberhalb des Bogens Element Basisdaten zu finden. Technisch beinhaltet dieser Bogen hauptsächlich Elemente, welche in früheren Kapiteln bereits beschrieben wurden. Dieser Bogen hält - abhängig davon, ob das Programm technisch auf Inhalte eines vorherigen Vorgangs zurückgreifen kann - unterschiedliche Möglichkeiten zur Bearbeitung im Inhaltsbereich der Seite Ziele bereit. Externe Anwender:innen nutzen diesen Bogen sehr früh im Prozess von Bedarfsermittlungen mit dem BEI_NRW. Aus diesem Grund werden die Bogeninhalte nachfolgend trotz Doppelbeschreibung ausführlicher dargestellt.

Die Seite Ziele (1) ist mit Inhalten vorbelegt, wenn das Programm technisch auf Inhalte eines vorherigen Vorgangs zurückgreifen kann. In diesem Beispiel werden automatisch die Ziele des letzten Planungszeitraumes (2) (Leitziele (3) und Handlungsziele (4)) des vorherigen Vorgangs (hier Neufall 13.09.2021-12.09.2023 (5)) in die Seite Ziele des folgenden Vorgangs (hier Fortschreibung 13.09.2023-12.09.2025 (6)) übertragen. Darüber hinaus können die Persönlichen Ziele des vorherigen Planungszeitraumes unter dem klappbaren Bereich mit dem Label Persönliche Ziele (7) eingesehen werden. Die vorbelegten Inhalte sind nicht veränderbar. 

Für jedes Handlungsziel (1), welches übertragen wurde, existiert ein klappbarer Formularblock, welcher mit der Formulierung des entsprechenden Handlungsziels gelabelt ist. Wird dieser für die weitere Bearbeitung geöffnet, ist unter den Dropdown-Listen Einschätzung der leistungsberechtigten Person (2) und Was hat dazu geführt? (2) ein Status quo der Zielerreichung auszuwählen. Im Freitextfeld Erläuterung (3) ist der Hintergrund/Kontext zum Status quo abzubilden und über den Radiobutton Ist für die weitere Planung relevant (4) kann eine Aussage darüber getroffen werden, ob das formulierte Handlungsziel aus dem abgeschlossenen Planungszeitraum für die aktuelle Bedarfsermittlung weiterhin Relevanz hat. Außerdem bietet das Freitextfeld Ergänzungen der leistungsberechtigten Person (5) Raum für weitere Äußerungen der leistungsberechtigten Person.

Existiert kein vorheriger Vorgang (Neufall oder Fortschreibung) ist die Seite Ziele nicht mit Inhalten vorbelegt. Das Vorgehen wie im Kapitel Seite Ziele mit vorherigem Vorgang kann an dieser Stelle nicht greifen.

In diesen Fällen sind die Persönlichen Ziele (1)

und die Leitziele (2) des vergangenen Planungszeitraumes in die entsprechenden Freitextfelder zu übernehmen.

Auch die Handlungsziele (1) des vergangenen Planungszeitraumes sind händisch nachzupflegen und wie im Kapitel Seite Ziele mit vorherigem Vorgang zu bearbeiten.

Im Inhaltsbereich der Seite Wirkung (1) finden sich unter der Überschrift Reflexionsfragen (2) einige klappbare Formularblöcke. Jeder Formularblock ist mit der für ihn
maßgeblichen Reflexionsfrage gelabelt (3). Zur Bearbeitung der einzelnen Fragen ist der zugehörige Formularblock aufzuklappen. Alle technischen Funktionen des Inhaltsbereiches dieser Seite wurden bereits in früheren Kapiteln beschrieben.

Nach Anlage des Vorganges Fortschreibung durch externe Anwender:innen (1) eröffnet sich obige Ansicht. Die Möglichen Folge-Status für diesen Vorgang (2) sind nach externer Anlage auf den finalen Status An LWL senden (3) begrenzt.

Die Auswahl des Status An LWL senden (3) stößt die Übermittlung der Daten an den LWL an und schließt den Vorgang. Eine weitere Bearbeitung für externe Anwender:innen ist in der Folge ausgeschlossen. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, diesen Status ausschließlich nach Prüfung der Vollständigkeit des Datensatzes zu wählen. Interne Anwender:innen werden über den Eingang einer Fortschreibung bei Start des Programms Anlei mit dem Hinweis Es sind neue Fälle im PerSEH-Postkorb vorhanden informiert.

Nach Auswahl des Status An LWL senden erscheint das Dialogfenster Änderung Status (1).

Per Dropdownlistenauswahl wird die zuständige, Person der Hilfeplanung (hier beispielhaft als „NN Schulung02“ dargestellt) ausgewählt (1) und der Vorgang wird dieser Person durch Fortfahren (2) zugewiesen. 

In der Meldungszeile wird die erfolgreiche Statusänderung (1) angezeigt. Diese Änderung veranlasst die Übertragung der Dokumente des BEI_NRW zum Leistungsträger in die elektronische Akte (Doxis). Mit diesem Schritt wechseln die Bearbeitungsrechte von der externen, anwendenden Person zu der internen, anwendenden Person und der Vorgang ist für eine externe Bearbeitung geschlossen. Dies wird durch das Verbot der Einfahrt-Icon (2) auf der Vorgangsebene visualisiert. Die folgende Übersicht fasst die Status für die externen Anwender:innen zusammen.

Status: Antrag liegt vor (bei Neuanlage Fortschreibung)
Definition: Dieser Status wird automatisch bei externer Anlage des Vorgangs Fortschreibung zugewiesen
Funktion: Kennzeichnung des Prozessschrittes
Folgestatus: An LWL senden

Status: An LWL senden (Mit automatisierter Abfrage der Hilfeplanung)
Definition: Dieser Status ist von externen Anwender:innen zum Abschluss einer Fortschreibung auszuwählen, um die Fortschreibung an den LWL zu übermitteln
Funktion: Finaler Status - Übertragung der Dokumente in die elektronische Akte (Doxis) und Schließen des Vorganges
Folgestatus: Keinen

Quellenangaben:
Icon Brille: https://de.freepik.com/freie-ikonen/brille_934561.htm
Icon Stift: https://www.flaticon.com/de/kostenloses-icon/stift_1250615
Icon Sprechblasen: https://icons8.de/icon/123772/chat-raum

Nur internen Anwender:innen obliegt die Möglichkeit, bereits geschlossene Vorgänge erneut zu öffnen.

Im gesamten BEI_NRW werden Anwender:innen beim Wechsel zwischen Seiten oder Bögen durch entsprechende Dialogfenster automatisiert zum Speichern der bisherigen Eingaben aufgefordert. Für Seiten, welche für die Aufnahme von umfänglichen Datenmengen vorgesehen sind, empfiehlt sich zusätzlich die Ausführung einer regelmäßigen händischen Speicherung über die Menüzeile. Dies sichert den bisherigen Arbeitsfortschritt.

Ausgewählte Checkboxen, Radiobuttons oder Auswahlfelder aktivieren weitere Eingabemöglichkeiten. Regelhaft sind vor Aktivierung dieser Eingabeoptionen die entsprechenden Felder für die Datenaufnahme ausgegraut, unsichtbar bzw. nicht zu generieren. Erfolgt nach einer Eingabe von Daten eine Rücknahme der Aktivierung, müssen alle bisher eingegebenen Daten aus Datenschutzgründen gelöscht bzw. zurückgesetzt werden. Dies ist bis zum Speichern eines aktuellen Stands über die Funktion Zurücksetzen in der Menüzeile reversibel.

Ein typisches Beispiel für diese Funktionalität sind die Checkboxen Kapitel ist für die Planung nicht relevant auf der Seite Aktivitäten und Teilhabe oder der Seite Planung.

Tabulatortaste (Tab)
Auf den Inhaltsseiten der Benutzungsoberfläche führt die Nutzung von Tab einen Wechsel zum nächsten auswählbaren Steuerelement aus und markiert dieses. Eine Kombination (Tab+Shift) der Tabulatortaste und der Umschalttaste (Shift) führt zum vorherigen auswählbaren Element zurück.

Pfeiltasten (←↑↓→)
Pfeiltasten dienen grundsätzlich dazu, den Cursor zu bewegen. Sie dienen darüber hinaus auch der Navigation innerhalb von Steuerelementen.

Eingabetaste (Enter)
Die Nutzung von Enter aktiviert markierte Steuerelemente oder die entsprechenden Optionen eines Steuerelementes.

Eine Kombination in der Anwendung der beschriebenen Möglichkeiten unterbindet die Notwendigkeit, dass Anwender:innen die Hände von der Tastatur nehmen. Dies führt zu einer effizienteren Dateneingabe.

Das Kopieren und Einfügen von Text bzw. anderen Elementen wird auf Computern im Englischen Copy and Paste genannt. Diese Möglichkeit steht für alle Texteingabefelder des BEI_NRW zur Verfügung. Copy and Paste ist über eine Markierung und anschließendem Rechtsklick mit der Maus plus der entsprechenden Auswahl einer der angebotenen Optionen möglich. Die Nutzung von Copy and Paste ist auch über Tastenkombinationen realisierbar. Die Tastenkombinationen sind Strg+C zum Kopieren sowie Strg+V für das Einfügen.

Die Kombination der Steuerungstaste (Strg) mit dem Buchstaben F wird im BEI_NRW dazu verwendet, eine Suche (engl.: find) über den Suchdialog des Browsers einzublenden. Über die jeweilige Suchfunktion kann nach Textvorkommen im Inhaltsbereich des aktiven Browserfensters gesucht werden. Eine Nutzung empfiehlt sich im Besonderen für die bereitgestellten Materialien auf den Seiten des Hilfemenüs.

Schlechte Internetverbindungen und große Datenmengen in Zwischenspeichern können evtl. dazu führen, dass Eingaben im BEI NRW zeitverzögert sind oder die gesamte Handhabung des Instrumentes schwerfällig ist. In solchen Fällen kann eine Aktualisierung des aktiven Browserfensters über die Taste F5 oftmals einen zeitaufwendigen Neustart des gesamten Programms vermeiden. Mit Strg+F5 kann darüber hinaus eine Aktualisierung mit Leerung des Zwischenspeichers der Seite realisiert werden. Vor Nutzung der beschriebenen Optionen wird dringend eine Sicherung der bisherigen Eingaben über eine händische Speicherung empfohlen.

Die Nutzung von Tastenkombinationen für die Arbeit in Computerprogrammen kann arbeitserleichternd und damit auch für die Anwendung des BEI_NRW sinnvoll sein. Die auf dieser Seite aufgeführten Möglichkeiten sind nicht abschließend.