Häufig gestellte Fragen
Unsere Antwort
Die Netzbetreiber (z.B. Vodafone) bieten diesen Service seit dem 01.03.2023 nicht mehr an, d.h. SMS werden nicht mehr per Sprachanruf vorgelesen. Der LWL hat hier keinen Einfluss drauf. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Administrator oder Ihre zuständige Administratorin um den Versand des 2.Faktor entweder per E-Mail oder per SMS auf ein (Dienst)Handy umzustellen.
Unsere Antwort
Administratoren und Administratorinnen sind Mitarbeitende einer Einrichtung. Sie werden bei der Registrierung als Administrator oder Administratorin angegeben und erhalten die Zugangsdaten für die Administration nach Ende des Registrierungsprozesses.
Administratoren und Administratorinnen legen neue Benutzer und Benutzerinnen für PerSEH an und verwalten bereits angelegte Benutzer und Benutzerinnen. Außerdem können Administratoren und Administratorinnen angelegten Benutzern und Benutzerinnen Rollen, Berechtigungen und Vertretungsregelungen zuweisen.
Unsere Antwort
Bitte melden Sie weitere Administratoren und Administratorinnen erneut über das Registrierungsformular.
Unsere Antwort
Nur Administratoren und Administratorinnen können Benutzer und Benutzerinnen für PerSEH anlegen. Administratoren und Administratorinnen erhalten nach erfolgreicher Registrierung Zugangsdaten für die Anwendung LWL-Bena. Mit dieser Anwendung können sie Mitarbeitende ihrer Einrichtung als Benutzer und Benutzerinnen für PerSEH anlegen.
Eine ausführliche Beschreibung, wie Benutzer und Benutzerinnen mit der Anwendung LWL-Bena angelegt werden, erhalten Sie auf diese Seite.
Unsere Antwort
Nein, grundsätzlich ist dies nicht möglich, da die Rollen Administrator:in und PerSEH-Nutzer:in getrennt sind. Sie können sich jedoch über eine:n weitere:n Administrator:in ihrer Einrichtung als Benutzer:in anlegen lassen. So lässt sich die notwendige Funktionstrennung von Administration und Verfahrensnutzung (PerSEH) einhalten.
Unsere Antwort
Nein, es reicht den Benutzer einmal anzulegen und diesem dann über LWL-Bena die entsprechenden Vertretungsrechte für die Einrichtungen zuzuweisen.
Unsere Antwort
Melden Sie sich zur Änderung des 2. Faktors an den UHD (0251 591-1880). Halten Sie bitte ihren persönlichen PIN-Code bereit.
Unsere Antwort
Verlässt ein:e Benutzer:in den Leistungserbringer, muss der oder die zuständige Administator:in die Berechtigungen unverzüglich löschen. Verlässt ein:e Administrator:in den Leistungserbringer, muss zuvor vom Leistungserbringer bzw. von der oder dem Administator:in die Löschung des Benutzerkontos per E-Mail an Registrierung-BEINRW@lwl.org beantragt werden
Online-Handbuch
für Administratorinnen und Administratoren
Das Online-Handbuch beschreibt, wie die Administratorinnen und Administratoren der Leistungserbringer Anwenderinnen und Anwender in PerSEH angelegen und mit den erforderlichen Berechtigungen und Vertretungsregelungen ausstatten.
1. Terminologie
Im Handbuch werden Sie öfter die Begriffe „Administrator:in“ und „Benutzer:in“ lesen. Im Folgenden wird kurz erläutert, was es mit diesen beiden Begriffen bzw. Rollen auf sich hat.
Administrator:in
Die Administrator:innen sind Mitarbeitende der jeweiligen Einrichtung. Sie werden von dieser als Administrator:innen benannt und dem LWL in der Registrierung mitgeteilt. Zum Abschluss des Registrierungsprozesses erhalten sie die Zugangsdaten für die Anwendung LWL-Benutzeradministration (LWL-Bena). Die Anwendung LWL-Bena wird in diesem Handbuch ausführlich beschrieben.
Sie sind in Ihrer Einrichtung verantwortlich für Anlage, Änderung und Löschung von Benutzer:innen für das PerSEH-Verfahren. Dafür nutzen sie LWL-Bena. Damit Mitarbeitende einer Einrichtung PerSEH nutzen können, müssen sie zunächst als Benutzer:innen angelegt werden. Anschließend können die Administrator:innen den angelegten Benutzer:innen bei Bedarf weitere Einrichtungen zuordnen sowie Vertretungsregelungen hinzufügen. Sie sind außerdem erste Ansprechperson für Benutzer:innen bei Problemen, z.B. wenn das Passwort vergessen wurde oder aufgrund einer fehlenden Zuordnung Klient:innen in PerSEH nicht gesehen werden können.
Benutzer:in
Benutzer:innen werden von den Administrator:innen in LWL-Bena angelegt, entsprechend berechtigt und verwaltet. Sie haben nur Zugriff auf die Anwendung PerSEH.
In PerSEH sehen die Benutzer:innen eine Liste mit den Leistungsberechtigten der jeweiligen Einrichtungen für die sie von der administrierenden Person berechtigt wurden. Zusammen mit den Leistungsberechtigten dokumentieren sie den Hilfebedarf in einer Teilhabefortschreibung und senden diese elektronisch an die zuständigen Teilhabeplaner:innen beim LWL.
2. Anmeldung
Sowohl für Sie als administrierende Person als auch für die von Ihnen angelegten PerSEH-Benutzer:innen ist die erste Station die Anmeldung an das sogenannte Citrix Unified Gateway (CUG).
Anmeldung
Über das CUG erhalten Sie Zugriff zu den jeweiligen Anwendungen des LWL. Zum Aufruf des CUG geben Sie in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers (Firefox oder Microsoft Edge) die folgende Adresse ein: https://cug.lwl.org
Geben Sie anschließend Benutzername (Kennung) und AD-Kennwort (Passwort) ein, welche Ihnen zuvor vom LWL schriftlich mitgeteilt wurden. Sie können nun auf „Anmelden“ klicken.
Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, ein neues Kennwort zu vergeben.
Für das Kennwort gelten folgende Regeln:
- Die Mindestlänge des Passwortes beträgt acht Zeichen.
- Das Passwort muss Groß- und Kleinbuchstaben, sowie mindestens eine Ziffer und ein Sonderzeichen enthalten.
- Das gewählte Passwort darf weder einen Teil noch den vollständigen Vor- oder Nachnamen des jeweiligen Benutzers enthalten.
- Das Kennwort darf nur einmal innerhalb von 24 Stunden geändert werden.
- Es werden die letzten sechs Passwörter gespeichert, die dann nicht wiederverwendet werden dürfen.
Geben Sie erst Ihr altes Kennwort ein, dann Ihr neues Kennwort und um das neue Kennwort zu bestätigen, müssen Sie es anschließend nochmals eingeben.
Nachdem Ihre Zugangsdaten akzeptiert wurden, werden Sie aufgefordert, den 2. Faktor für die Authentifizierung („Enter Passcode“) einzugeben. Dieser wird Ihnen in Form einer sechsstelligen Nummer per E-Mail (Standard) oder per SMS auf Ihr Diensthandy bei jeder Anmeldung zugestellt. Geben Sie den sechsstelligen Code in das Feld ein und drücken Sie anschließend auf „Senden“.
Nach erfolgreicher Anmeldung an das CUG haben Sie als administrierende Person nun die Möglichkeit auf die Web-Anwendung LWL-Bena zuzugreifen. Von Ihnen angelegte Benutzer:innen werden an dieser Stelle nur auf die Anwendung PerSEH zugreifen können. Der Anmeldeprozess bleibt identisch.
3. LWL-Bena
LWL-Bena ist ein Programm zur Anlage und Verwaltung von PerSEH-Benutzer:innen. Hier können Sie unter anderem PerSEH-Benutzer:innen anlegen, bearbeiten und löschen.
Aktive Anfragen
Beim Aufruf von LWL-Bena landen Sie auf der Seite „Aktive Anfragen“. Auf dieser Seite können Sie alle Anfragen einsehen, die Sie über das Menü „Neue Anfrage“ gestellt haben. Eine Anfrage ist z.B. das Anlegen einer neuen PerSEH Benutzerkennung oder das Anfordern eines neuen Kennworts für einen Benutzer oder eine Benutzerin. Wenn Sie sich zum ersten Mal bei LWL-Bena anmelden, ist die Liste natürlich noch leer. Standardmäßig sind die Anfragen in der Tabelle so sortiert, dass die neuesten Anfragen oben stehen. Sie haben die Möglichkeit, durch klicken auf eine der Spaltenüberschriften die Sortierung anzupassen.
Neue Anfrage – Neue Benutzerkennung
Dieser Bereich wird benötigt, wenn Sie für einen Benutzer oder eine Benutzerin eine Kennung für PerSEH erstellen möchten. Jeder Benutzer und jede Benutzerin benötigt eine eigene Kennung, um mit PerSEH arbeiten zu können. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Neue Anfrage und dann auf Neue Benutzerkennung.
Füllen Sie die Stammdaten in der Maske mit den Daten des Benutzers oder der Benutzerin aus. Achten Sie insbesondere auf:
- 2-Faktor-Authentifzierung: Hier wählen Sie aus, ob Ihr Benutzer oder Ihre Benutzerin den Passcode (s. a. Kapitel Anmeldung) per E-Mail oder dienstlichem Telefon erhalten soll.
- Berechtigung: Sie können hier aus einer lesenden oder einer schreibenden Berechtigung wählen. Die lesende Berechtigung kann in PerSEH keine Bearbeitungen durchführen.
- E-Mail: Hier muss die persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Benutzerin angegeben werden. An die E-Mail-Adresse sendet PerSEH automatisch Informationen, wenn z.B. ein Teilhabeplaner oder eine Teilhabeplanerin einen Kommentar an einer Fortschreibung des Benutzers oder der Benutzerin hinterlegt.
- Einrichtungen: Wählen Sie aus, aus welcher Einrichtung Ihr Benutzer oder Ihre Benutzerin Fälle bearbeiten/sehen darf. Sie müssen mindestens eine Einrichtung auswählen.
Nachdem Sie den Antrag gesendet haben, finden Sie diesen auf der Seite „Aktive Anfragen". Ein grüner Haken impliziert, dass Ihre Anfrage erfolgreich bearbeitet wurde und der Benutzer oder die Benutzerin nun freigeschaltet ist. Das Initialpasswort aus der Spalte „Password“ ist nun dem Benutzer oder der Benutzerin zusammen mit seiner bzw. ihrer Kennung mitzuteilen.
Neue Anfrage – Neues Kennwort/entsperren
Sollte einer Ihrer Benutzer:innen das Passwort vergessen oder die Benutzerkennung gesperrt haben (s. a. Benutzerliste), können Sie hier ein neues Initialkennwort beantragen.
Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Neue Anfrage und dann auf Neues Kennwort/entsperren. Wählen Sie die entsprechende Kennung aus der Auswahlliste aus und senden Sie den Antrag ab. Nach kurzer Zeit finden Sie diesen unter 3.1 Aktive Anfragen wieder. Das dort genannte Initialpasswort in der Spalte „Password“ muss an den entsprechenden Benutzer oder die entsprechende Benutzerin weitergegeben werden.
Neue Anfrage – Neue Änderung
Möchten Sie Veränderungen an einer Benutzerkennung vornehmen, weil sich z.B. die Telefonnummer der benutzenden Person geändert hat, verwenden Sie das Formular unter Neue Anfrage und dann auf Neue Änderung.
Wählen Sie zunächst den Benutzer oder die Benutzerin aus, an dem oder der Sie Änderungen vornehmen möchten. Es sollten sich alle Formular-Felder entsprechend der aktuellen Anlage füllen. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und senden Sie den Antrag ab. Wie gewohnt finden Sie Ihren Antrag auf der Seite „Aktive Anfragen“.
Hinweis: Name, Vorname können nicht von Ihnen geändert werden. Bitte wenden Sie sich mit den entsprechenden Details an den Support.
Neue Anfrage – Benutzer löschen
Falls Sie einen Benutzer oder eine Benutzerin löschen möchten, können Sie dies über das Formular unter Neue Anfrage und dann Benutzer löschen tun. Auf der folgenden Seite können Sie eine der bestehenden Benutzerkennungen auswählen, die gelöscht werden soll. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kennung wählen...“. Wählen Sie eine aus und klicken Sie anschließend auf „Antrag senden“.
Hinweis: Das Löschen einer Kennung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Einrichtungen
Unter dem Menü-Eintrag Einrichtungen stellen Sie ein, welche Einrichtung(en) mit einem Benutzer oder einer Benutzerin verknüpft werden. Dies beeinflusst welche Leistungsberechtigten bzw. Klient:innen der Benutzer oder die Benutzerin in PerSEH sehen kann. Bei der Anlage einer neuen Benutzerkennung haben Sie bereits eine oder mehrere Einrichtungen mit dem Benutzer oder der Benutzerin verknüpft. Wenn Sie Ergänzungen oder Änderungen vornehmen möchten, können Sie dies hierüber tun.
Wählen Sie zunächst den Benutzer oder die Benutzerin in der Liste aus, dem oder der Sie eine Einrichtung zuordnen möchten. Es öffnet sich eine Tabelle mit den Einrichtungen, die dieser Person zugeordnet sind. Hier finden Sie bereits mindestens einen Eintrag mit dem Status Verbunden (s. a. Kapitel 3.2 Neue Anfrage – Neue Benutzerkennung).
Um dem Benutzer oder der Benutzerin mit einer weiteren Einrichtung zu verbinden, wählen Sie rechts die blaue Schaltfläche Einrichtung(en) hinzufügen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie alle Einrichtungen auswählen können, für die Sie berechtigt sind. Mit Hinzufügen bestätigen Sie Ihre Auswahl.
In der Tabellen-Spalte „Status“ steht nun, dass die Verbindung zur Einrichtung hergestellt wird. Erst wenn dort „Verbunden“ steht, kann Ihr Benutzer oder Ihre Benutzerin auf die Leistungsberechtigten dieser Einrichtung zugreifen. Zum Entfernen einer Einrichtung von einem Benutzer oder einer Benutzerin verwenden Sie die Schaltfläche Einrichtung lösen in der Tabelle. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, damit die Einrichtung getrennt wird. Sobald die Trennung erfolgt ist, verschwindet die Einrichtung aus der Tabelle.
Sie können diese Einstellung jeder Zeit für jede:n Ihrer Benutzer:innen vornehmen. Beachten Sie jedoch, dass bereits angelegte Vorgänge „Fortschreibung“ eines Benutzers oder einer Benutzerin in PerSEH ungeachtet dessen im Zugriff der jeweiligen Person bleiben.
Vertretungen
In PerSEH ist es grundsätzlich so, dass immer nur die Person, die einen Vorgang „Fortschreibung“ angelegt hat, darin arbeiten darf. Sollen weitere Benutzer:innen eine Fortschreibung eines anderen Benutzers oder einer anderen Benutzerin bearbeiten können, muss dies erst über eine Vertretungsregel eingestellt werden.
Vertretungen können nur gegenseitig erstellt werden – sie funktionieren also in beide Richtungen.
Vertretungen können Sie unter dem Menü-Eintrag Vertretungen konfigurieren.
Wählen Sie zunächst den Benutzer oder Benutzerin in der Liste aus, dem oder der Sie eine Vertretung zuordnen möchten. Es öffnet sich eine Tabelle mit allen Vertretungen, die dieser Person zugeordnet sind. Zu Beginn ist diese Tabelle leer.
Um Benutzer:innen mit weiteren Benutzer:innen zu verknüpfen, wählen Sie rechts die blaue Schaltfläche Vertretung hinzufügen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie alle Benutzer:innen auswählen können, für die Sie berechtigt sind. Mit Hinzufügen bestätigen Sie Ihre Auswahl. In der Tabellen-Spalte Status steht nun, dass die Verbindung zwischen den Benutzer:innen hergestellt wird. Erst wenn dort „Verbunden“ steht, können Ihre Benutzer:innen gegenseitig ihre Vorgänge bearbeiten.
Zum Entfernen einer Vertretung von einem Benutzer oder einer Benutzerin verwenden Sie die Schaltfläche Verbindung lösen in der Tabelle. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, damit die Vertretungen getrennt werden. Sobald die Trennung erfolgt ist, verschwindet die Verbindung aus der Tabelle.
Benutzerliste
In der Benutzerliste erhalten Sie einen Überblick über Ihren Benutzerbestand und deren Status. Sie gelangen zu der Liste indem Sie das Menü Benutzerliste anklicken.
Hier werden Ihnen alle Benutzer:innen angezeigt, welche den Anlage-Prozess vollständig durchlaufen haben und in der Liste auf der Seite „Aktive Anfragen“ mit einem grünen Pfeil gekennzeichnet sind. Außerdem können Sie der Spalte „Status“ entnehmen, ob ein Benutzer oder eine Benutzerin gesperrt ist. Dies geschieht zum Beispiel durch mehrmalige Eingabe eines falschen Passworts.
Sollte ein Benutzer oder eine Benutzerin gesperrt sein, so wird diese Person im Feld „Status“ als gesperrt gekennzeichnet. Die Person kann über die Funktion „Neues Kennwort“ wieder entsperrt werden (s.a. 3.3 Neue Anfrage – Neues Kennwort/entsperren).
Excel-Export
Wenn Ihre Benutzerliste eine Vielzahl von Benutzerkennungen umfasst und Sie sich einen besseren Überblick verschaffen oder vielleicht sogar Auswertungen erstellen möchten, können Sie dies mit Hilfe des Excel-Exports tun. Auf der Seite „Aktive Anfragen“ sowie der „Benutzerliste“ finden Sie in der linken unteren Ecke die Schaltfläche „Excel-Export“. Wenn Sie die Schaltfläche betätigen, wird Ihnen die jeweilige Liste zum Download angeboten. Sie können die Liste anschließend in Excel öffnen und, falls gewünscht, entsprechend bearbeiten.
Hilfen
Unter dem Menüpunkt „Hilfen“ finden Sie die aktuelle Version dieses Handbuchs, sowie eine Referenz auf den Internetauftritt des LWL-Inklusionsamtes Soziale Teilhabe. Dort finden Sie weitere Informationen rund um die Themen LWL-Bena, PerSEH und BEI_NRW.
4. Unterstützung für Benutzer:innen
Als Administrator oder Administratorin sind Sie erste Ansprechperson für Benutzer:innen bei Problemen.
Häufige Probleme
Benutzer:innen haben das Kennwort vergessen oder sich durch mehrmalige Eingabe eines falschen Passworts gesperrt.
- Sie können in dem Fall ein neues Kennwort für den Benutzer oder die Benutzerin beantragen und die Person dadurch auch gleichzeitig entsperren.
Benutzer:innen sehen in PerSEH keine, zu wenige oder die falschen Klienten.
- Ggf. haben Sie dem Benutzer oder der Benutzerin in LWL-Bena zu wenigen oder den falschen Einrichtungen zugeordnet.
Ein Benutzer oder eine Benutzerin hat in PerSEH eine Fortschreibung angelegt und ein anderer Benutzer oder eine Benutzerin kann diese nicht bearbeiten bzw. weiterschreiben.
- In PerSEH kann immer nur der Ersteller oder die Erstellerin einer Fortschreibung diese auch bearbeiten. Sollen weitere Benutzer:innen eine Fortschreibung bearbeiten, können Sie in LWL-Bena Vertretungsrechte zwischen den jeweiligen Benutzer:innen einrichten.
Handbuch zum Download
Handbuch: Administration LWL-Bena
Dieses Handbuch beschreibt, wie die Administrator:innen der Leistungserbringer Anwender:innen in PerSEH angelegen und mit den erforderlichen Berechtigungen und Vertretungsregelungen ausstatten.
Hinweis: Das Handbuch enthält die auf dieser Seite abgebildeten Informationen.
Download: Handbuch Administration LWL-Bena (PDF, nicht barrierefrei)
Kontakt
Fachliche Fragen
Bei fachlichen Fragen zum Bedarfsermittlungsinstrument BEI_NRW in PerSEH wenden Sie sich bitte an die angegebene E-Mail-Adresse.
Registrierung
Bei Fragen zur Registrierung und technischen Umstellung auf das Verfahren PerSEH schreiben Sie bitte an die angegebene E-Mail-Adresse.
Technische Probleme
Bei technischen Problemen mit den Verfahren PerSEH und LWL-Bena können Sie sich an den User Help Desk (UHD) wenden.
Tel: 0251 591-1880